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Ça y est, un nouveau bénévole veut rejoindre votre association, bravo !
Afin de concrétiser le recrutement qui a eu lieu, accueillez et mettez en confiance le nouveau bénévole à son arrivée. Il s’agit d’accompagner le bénévole lors de son premier jour d’activité dans l’association. C’est un moment fondamental où un lien personnel commence à se tisser entre le bénévole et les membres de l’association.
Accueillir le nouveau bénévole
La personne compétente désignée en amont se rend disponible pour accueillir le nouveau bénévole. Lors de l’arrivée dans l’association de plusieurs bénévoles, par exemple à la rentrée, il est recommandé, en fonction de la mission, d’assurer néanmoins un temps d’accompagnement individuel à chacun. Ce même pour une mission identique, car les ressentis et questions peuvent être très différents.
Réservez un accueil chaleureux sans toutefois exprimer une trop forte attente pour que le bénévole puisse découvrir progressivement l’association.
Fournir les renseignements et outils pratiques
Faites visiter les locaux, présentez le matériel à disposition et le fonctionnement de la structure. N’oubliez pas de donner les renseignements pratiques : accès à l’association, horaires d’ouverture et de la pause déjeuner, fournir une clef… Installez le bénévole à son poste de travail le cas échéant et assurez-vous qu’il dispose de tous les outils nécessaires à la réalisation de sa mission.
Expliquer le déroulement de la mission et le timing des tâches
Même si une période d’intégration et d’observation permettra au bénévole de prendre la mesure de ce qui est attendu de lui, il est bon de lui présenter en détail sa mission. Préparez un document écrit qui reprenne bien chacun des points suivants :
• les objectifs et le contenu du projet,
• le détail des tâches et leur importance,
• le planning et les étapes à respecter,
• le déroulement de la mission dans le temps…
Faire les présentations avec les équipes et les partenaires éventuels
L’arrivée d’une nouvelle personne dans un groupe est source de bouleversements, petits ou grands. Pour assurer la qualité de son intégration dans le groupe, il est essentiel qu’elle puisse rencontrer l’ensemble de l’équipe : bénévoles, salariés, responsables de l’association, en expliquant bien le rôle de chacun.
L’arrivée de nouveaux bénévoles peut être l’occasion d’organiser un moment de convivialité et de discussion informelle en interne par le partage d’un petit-déjeuner, pot amical, repas… Dans certaines associations, l’arrivée régulière de nombreux bénévoles ne permet pas d’organiser systématiquement un accueil individualisé.
Toutefois, veillez à bien présenter l’équipe et à introduire les nouveaux bénévoles, par exemple lors des réunions d’équipe ou dans la newsletter ou de les intégrer aux outils numériques (de type Telegram, Whatsapp, Slack,…) que vous utilisez.
Pensez à demander au nouveau bénévole ses premières impressions. Quelques jours après ce premier accueil, n’hésitez pas à demander au bénévole son sentiment sur l’association et sa mission. Ce sera l’occasion de le remercier d’avoir rejoint l’association !
